Tata Cara Pembuatan Surat Keputusan (SK)
Surat Keputusan (SK) merupakan dokumen resmi yang memuat keputusan penting yang dikeluarkan oleh pejabat atau instansi tertentu. Pembuatan SK harus memperhatikan struktur dan unsur-unsur penting agar sah secara hukum dan mudah dipahami. Berikut adalah tata cara pembuatan SK berdasarkan bagian-bagiannya :
1. Persiapan Awal
Sebelum menyusun SK, pejabat terkait harus menentukan :
- Pokok keputusan yang akan diambil.
- Dasar hukum yang menjadi acuan keputusan.
- Pihak terkait yang akan terlibat atau perlu diberi tembusan.
- Dokumen pendukung yang akan dilampirkan.
2. Struktur Surat Keputusan
SK terdiri dari beberapa bagian utama, yaitu :
a. Konsideran
Konsideran merupakan bagian pertimbangan yang menjelaskan alasan dan dasar hukum diterbitkannya SK. Bagian ini biasanya terdiri dari :
- Menimbang: alasan penting dikeluarkannya SK.
- Mengingat: dasar hukum atau peraturan yang mendasari keputusan.
- Memperhatikan (opsional): hal-hal tambahan yang menjadi pertimbangan.
Contoh :
- Menimbang : bahwa untuk kelancaran kegiatan pendidikan, perlu dibentuk panitia.
- Mengingat : Peraturan Pemerintah Nomor ... tentang ...
b. Diktum
Diktum adalah bagian inti SK yang berisi keputusan utama. Bagian ini diawali dengan kata “Menetapkan” dan biasanya terbagi menjadi beberapa butir, misalnya: KESATU, KEDUA, KETIGA, dst.
Contoh :
- Menetapkan :
- KESATU : Membentuk Panitia Kegiatan ...
- KEDUA : Panitia bertanggung jawab ...
c. Nomor SK
Nomor SK berfungsi sebagai identitas administratif yang menunjukkan urutan penerbitan SK berdasarkan sistem penomoran resmi instansi. Nomor SK biasanya ditulis di bagian atas SK.
Contoh :
Nomor : 123/XYZ/2025
d. Tentang
Bagian Tentang menjelaskan pokok isi atau topik SK. Ini memudahkan pihak yang membaca SK untuk mengetahui inti keputusan secara singkat.
Contoh:
Tentang: Pengangkatan Panitia Kegiatan Tahun 2025
e. Tembusan
Tembusan berisi daftar pihak yang perlu mengetahui atau menindaklanjuti isi SK. Bagian ini ditempatkan di akhir SK.
Contoh :
Tembusan :
Kepala Bagian Administrasi
Arsip
f. Lampiran
Lampiran memuat dokumen tambahan yang menjelaskan atau memperjelas isi SK, misalnya daftar nama, uraian tugas, jadwal, atau rincian kegiatan.
Contoh :
Lampiran : Daftar Nama Anggota Panitia Kegiatan
3. Proses Penyusunan
- Mengumpulkan data dan dasar hukum yang relevan.
- Menyusun konsideran berdasarkan pertimbangan penting dan peraturan terkait.
- Menentukan diktum yang memuat keputusan pokok dan butir-butir keputusan.
- Memberi nomor dan menyebutkan topik SK (Tentang).
- Menentukan pihak yang menerima tembusan.
- Menyusun lampiran jika diperlukan.
- Menandatangani SK oleh pejabat berwenang dan menyerahkan dokumen kepada pihak terkait.
4. Penutup
Pembuatan SK yang rapi, jelas, dan sesuai prosedur akan mempermudah pelaksanaan keputusan serta meningkatkan keabsahan hukum. Setiap bagian SK memiliki fungsi penting, sehingga tidak boleh diabaikan.
